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Resumen

Los Workflows siguen el progreso de un registro por los pasos de un proceso de negocio —un pipeline de ventas, un flujo de onboarding, un proceso de fulfillment—. Un workflow define un conjunto ordenado de steps; cada registro en el workflow sigue su paso actual y avanza por ellos con el tiempo. Los steps pueden llevar checklist items y alertas de rotting. Para el modelo mental, consulta Conceptos básicos. Un workflow está atado a un object type (por ejemplo Contacts u Orders), y un registro puede estar en varios workflows a la vez.
Workflows es un feature compartido. Las páginas por módulo —Content Workflows, Commerce Workflows, Customer Data Workflows— son el mismo feature expuesto en cada módulo; esta es la referencia canónica.

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Dónde encontrarlo

Los Workflows se configuran en Utilities.

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Properties

Una definición de workflow tiene las siguientes properties:
PropertyTipoRequeridoDescripción
titlestringSíNombre visible del workflow.
slugstringSíIdentificador único — solo letras, números y guiones.
object_typeenumSíEl object type al que aplica este workflow. No se puede cambiar después de crearlo.
descriptionstringNoDescripción opcional.
workflow_stepsarraySíLa lista ordenada de steps.
created_atdatetimeAutoCuándo se creó el workflow.
updated_atdatetimeAutoCuándo se actualizó por última vez.

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Steps

Los steps de un workflow son sus etapas, en orden. Cada step tiene:
PropertyTipoRequeridoDescripción
titlestringSíNombre del step (usa nombres claros y orientados a la acción, como Lead, Qualified, Closed Won).
slugstringSíIdentificador del step.
rotting_daysnumberNoDías antes de marcar como stale un registro atascado en este step — ver Alertas de rotting. 0 lo desactiva.
itemsarrayNoChecklist items del step.

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Checklist items

Un step puede llevar checklist items — requisitos de completitud de esa etapa. Cada item tiene un title; si se completó (checked) se registra por cada registro a medida que avanza por el workflow. Un patrón común es exigir todos los items marcados antes de que un registro avance al siguiente step.

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Alertas de rotting

Cada step puede definir rotting_days — una vez que un registro lleva ese número de días en ese step, se marca como rotting (stale) para poder detectarlo y actuar. Usa 0 para desactivar la alerta de un step.

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Progreso

Cada registro guarda en qué workflow(s) está y su paso actual en cada uno. Los registros avanzan paso a paso con el tiempo, y como un registro puede tener varios workflows, el mismo objeto puede moverse por varios procesos en paralelo (por ejemplo un pipeline de ventas y un flujo de onboarding).

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Comportamiento y reglas

  • object_type es fijo. El object type de un workflow se define al crearlo y no se puede cambiar después.
  • slug es requerido y único, usando solo letras, números y guiones.
  • Los steps coinciden con el workflow. Un step pertenece al object type de su workflow.
  • Varios por registro. Un registro puede estar en varios workflows a la vez.

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Seeds

Las definiciones de workflow viajan entre entornos solo como Seeds estructurales — los instance seeds no aplican. Cada una es un ítem workflows con sus steps embebidos bajo workflow_steps: 
[
  {
    "object_type": "workflows",
    "data": {
      "title": "Content approval",
      "slug": "content-approval",
      "object_type": "content_instances",
      "workflow_steps": [
        { "title": "Proposed", "slug": "proposed", "rotting_days": 0, "items": [] },
        { "title": "In review", "slug": "in-review", "rotting_days": 0, "items": [{ "title": "Approve" }] },
        { "title": "Approved", "slug": "approved", "rotting_days": 0, "items": [] }
      ]
    }
  }
]

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Gobernanza y permisos

Solo un super admin o un Master puede crear, editar y eliminar workflows.

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Acceso por API

Las definiciones de workflow (y sus steps) se gestionan por la API. El progreso de un registro se define mediante sus workflows — el workflow en el que está y su paso actual. Consulta la API reference.

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Relacionado

Object types

Qué object types soportan Workflows.

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